บันทึกการเรียนรู้วันที่ 7/9/2556
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
( Human Resource Information System : HRIS )
ความหมายของระบบ HRIS
-ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์
เป็นระบบสารสนเทศ ที่ถูกพัฒนาให้สนันสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน ช่วยให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสะดวกมากขึ้น
ที่มา
-องค์การต่างๆเริ่มให้ความสำคัญต่อระบบ HRIS มาใช้ตั้งแต่ศตวรรษที่ 1970
-อดีต จะใชใ้กับงานสารสนเทศพื้นฐานของพนักงาน ปกติใช้ในกระบวนการสรรหาพนักงาน
-ปัจจุบัน ใช้งาน
หากเปรียบเทียบ HRIS เหมือนกับสินค้าหรือเครื่องมือที่องค์การซื้อมาจะต้องใช้งานอย่างเต็มประสิทธิภาพเพื่อช่วยในการจัดการด้านบุคลากรและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างเต็มที่
การใช้ระบบ HRIS จะไม่จำกัด
-องค์กรใดเพียงองค์การหนึ่ง
-องค์การประเภทใดประเภทหนึ่ง
-องค์การขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่
ลักษณะของระบบที่ดี
-สามารถสร้างเงื่อนไขในการพิมพ์ได้ไม่จำกัด และสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นปัจจุบันในแต่ละรายงานได้
-ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะครบถ้วนสมบูรณ์ มีประสิทธิภาพ และทันสมัยตลอดเวลา
-มีระบรบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้
-สามารถพิมพ์รายงานได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ขึ้นอยู่กับความต้องการนำไปใช้ของอองค์กร
-สามารถกำหนดเงื่อนไขในด้านการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เพื่อความรวดเร็วในการทำงาน
-ระบบการติดต่อกับผู้ใช้ ( User Interface ) ควรจะเข้าใจง่ายแม้พื้นฐานความรู้ของผู้ใช้จะแตกต่างกันก็ตาม
-ควรมีความสามารถในด้านเครือข่าย เพื่อตอบสนองทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขา
-ต้องมีระบบสำรองข้อมูล ( Data backup and restore ) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน
บทบาทของ HRIS ที่มีต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์และองค์การ
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศถือว่าเป็นเครื่องมือในการสนันสนุนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์
นอกจากจะใช้เพื่อการจัดการกับกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์แล้วยังใช้ในการจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่เป็นกฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆโดยจะจัดเก็บในรูปของข้อความ ( Text File ) ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกในการสืบค้นมากกว่าที่จะเก็บในรูปของเอกสาร ( Hard Copy ) โปรแกรมสำเร็จรูประบบนี้ทำหน้าที่จัดเก็บและส่งผ่าน ส่วนทางรูปแบบทางสถาปัตยกรรมอาจจะเป็นข้อมูล ข้อความ หรือรูปภาพ ผสมผสานก็ก็ได้
ข้อมูลในระบบ HRIS
-ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนภายในองค์กรซึ่งประกอบด้วยประวัติ เงินเดือน และสวัสดิการณ์ เป็นต้น
-ผังองค์กร แสดงโครงสร้างองค์กร การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
-ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ไม่ใช่ระบบปิดที่ควบคุมโดยพนักงานภายในองค์กร
การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะประสบความสำเร็จจะต้องพิสูจน์ได้ว่า
-เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุน เป้าหมายและกลยุทย์ขององค์กร
-เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุนการ ให้ข้อมูลที่เป็ฯประโยชรน์ต่อการสินใจขององค์กร
ระบบย่อยที่ควรจะมีในระบบ
-ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐาน - เป็นค่าเริ่มต้นของระบบและรหัสพื้นฐานต่างๆ เช่น รหัสหน่วยงาน รหัสตำแหน่ง เป็นต้น ระบบพื้นฐานนี้จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ
-ระบบบันทึกเวลา - ควรมีความสามารถในการบริหารเวลาในระบบงานด้วย โดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่นๆเข้าไปเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องรูดบัตรได้ทุกยี่ห้อ สามารถกำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า และสามารถตรวจสอบได้
-ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน - สามารถจัดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานในรูปแบบที่ต้องการ
-ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้น สามารถกำหนดหัวข้อในการประเมินผลได้ไม่จำกัด สามารถสร้างใบประเมินออกมาได้ สามารถตั้งเงื่อนไข หรือสูตรคำนวนคะแนนสำหรับการประเมินได้ สามารถสร้างแบบจำลองการปรับเงินเดือนได้หลายรูปแบบ
-ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม - สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคนได้ บันทึกประวัติการฝึกอบรม รวมถึงค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม
-ระบบการสรรหาและคัดเลือก - การออกรายงาน หรือ แบบฟอร์มการสมัครรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ในการสอบสัมภาษณ์
-ระบบการจัดสวัสดิการณ์ต่างๆ - รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆได้ มีการแจ้งเตือนให้ทราบว่าพนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการบ้าง
กระบวนการปฏิบัติงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
- ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ สนับสนุนในการเลือกสรรบุคคล จัดการรักษา ทะเบียนข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์และสร้างสรรค์กิจกรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการปฏิบัติงาน
