ครั้งที่3 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

บันทึกการเรียนรู้วันที่  7/9/2556

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

( Human Resource Information System : HRIS )

ความหมายของระบบ HRIS
 -ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์
เป็นระบบสารสนเทศ ที่ถูกพัฒนาให้สนันสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรมนุษย์ ตั้งแต่การวางแผน การจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน ช่วยให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์มีความสะดวกมากขึ้น

ที่มา
-องค์การต่างๆเริ่มให้ความสำคัญต่อระบบ HRIS มาใช้ตั้งแต่ศตวรรษที่ 1970
-อดีต จะใชใ้กับงานสารสนเทศพื้นฐานของพนักงาน ปกติใช้ในกระบวนการสรรหาพนักงาน
-ปัจจุบัน ใช้งาน

          หากเปรียบเทียบ HRIS เหมือนกับสินค้าหรือเครื่องมือที่องค์การซื้อมาจะต้องใช้งานอย่างเต็มประสิทธิภาพเพื่อช่วยในการจัดการด้านบุคลากรและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างเต็มที่

          การใช้ระบบ HRIS จะไม่จำกัด
-องค์กรใดเพียงองค์การหนึ่ง
-องค์การประเภทใดประเภทหนึ่ง
-องค์การขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่

ลักษณะของระบบที่ดี
-สามารถสร้างเงื่อนไขในการพิมพ์ได้ไม่จำกัด และสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นปัจจุบันในแต่ละรายงานได้
-ข้อมูลประวัติของพนักงานควรจะครบถ้วนสมบูรณ์ มีประสิทธิภาพ และทันสมัยตลอดเวลา
-มีระบรบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้งานโปรแกรม สำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้
-สามารถพิมพ์รายงานได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ขึ้นอยู่กับความต้องการนำไปใช้ของอองค์กร
-สามารถกำหนดเงื่อนไขในด้านการค้นหาข้อมูลได้หลายรูปแบบ เพื่อความรวดเร็วในการทำงาน
-ระบบการติดต่อกับผู้ใช้ ( User Interface ) ควรจะเข้าใจง่ายแม้พื้นฐานความรู้ของผู้ใช้จะแตกต่างกันก็ตาม
-ควรมีความสามารถในด้านเครือข่าย เพื่อตอบสนองทำงานร่วมกันของหน่วยงานในองค์กร ซึ่งอาจจะแบ่งแยกเป็นหลายสาขา
-ต้องมีระบบสำรองข้อมูล ( Data backup and restore ) เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกรณีฉุกเฉิน

บทบาทของ HRIS ที่มีต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์และองค์การ
         ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศถือว่าเป็นเครื่องมือในการสนันสนุนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์
นอกจากจะใช้เพื่อการจัดการกับกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์แล้วยังใช้ในการจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่เป็นกฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆโดยจะจัดเก็บในรูปของข้อความ ( Text File ) ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกในการสืบค้นมากกว่าที่จะเก็บในรูปของเอกสาร ( Hard Copy ) โปรแกรมสำเร็จรูประบบนี้ทำหน้าที่จัดเก็บและส่งผ่าน ส่วนทางรูปแบบทางสถาปัตยกรรมอาจจะเป็นข้อมูล ข้อความ หรือรูปภาพ ผสมผสานก็ก็ได้

ข้อมูลในระบบ HRIS
-ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนภายในองค์กรซึ่งประกอบด้วยประวัติ เงินเดือน และสวัสดิการณ์ เป็นต้น
-ผังองค์กร แสดงโครงสร้างองค์กร การจัดหน่วยงานและแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล
-ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ไม่ใช่ระบบปิดที่ควบคุมโดยพนักงานภายในองค์กร

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะประสบความสำเร็จจะต้องพิสูจน์ได้ว่า

-เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุน เป้าหมายและกลยุทย์ขององค์กร
-เทคโนโลยีดังกล่าวจะต้องสนับสนุนการ ให้ข้อมูลที่เป็ฯประโยชรน์ต่อการสินใจขององค์กร

ระบบย่อยที่ควรจะมีในระบบ
-ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐาน - เป็นค่าเริ่มต้นของระบบและรหัสพื้นฐานต่างๆ เช่น รหัสหน่วยงาน รหัสตำแหน่ง เป็นต้น ระบบพื้นฐานนี้จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ
-ระบบบันทึกเวลา - ควรมีความสามารถในการบริหารเวลาในระบบงานด้วย โดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่นๆเข้าไปเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่น สามารถใช้งานร่วมกับเครื่องรูดบัตรได้ทุกยี่ห้อ สามารถกำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า และสามารถตรวจสอบได้
-ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน - สามารถจัดส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนพนักงานในรูปแบบที่ต้องการ
-ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้น สามารถกำหนดหัวข้อในการประเมินผลได้ไม่จำกัด สามารถสร้างใบประเมินออกมาได้ สามารถตั้งเงื่อนไข หรือสูตรคำนวนคะแนนสำหรับการประเมินได้ สามารถสร้างแบบจำลองการปรับเงินเดือนได้หลายรูปแบบ
-ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม - สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคนได้ บันทึกประวัติการฝึกอบรม รวมถึงค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม
-ระบบการสรรหาและคัดเลือก  - การออกรายงาน หรือ แบบฟอร์มการสมัครรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ในการสอบสัมภาษณ์
-ระบบการจัดสวัสดิการณ์ต่างๆ - รายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆได้ มีการแจ้งเตือนให้ทราบว่าพนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการบ้าง

 กระบวนการปฏิบัติงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
- ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ สนับสนุนในการเลือกสรรบุคคล จัดการรักษา ทะเบียนข้อมูลบุคลากรให้มีความสมบูรณ์และสร้างสรรค์กิจกรรมที่กระตุ้นให้บุคลากรเกิดความคิดสร้างสรรค์และทักษะในการปฏิบัติงาน

ครั้งที่2 เรื่องความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ (Introduction to Information System)

           ปัจจุบันระบบสารสนเทศได้มีบทบาทต่อการดำเนินธุรกิจมากขึ้น หน่วยงานต่างๆนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กร เพราะมีความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบระเบียบในการจัดเก็บข้อมูล ทำการจัดการกับข้อมูลสารสนเทศได้ดี โดยระบบสารสนเทศจะมีอิทธิพลมากต่อวิธีการจัดการองค์กรและกระบวนการดำเนินงานในหน้าาที่ต่างๆทางธุรกิจ ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร และการวางแผนระบบสารสนเทศนั้นปัจจุบันมีความสำคัญเป็นอย่างมากเนื่องจาก องค์กรต่างๆสามารถใช้ระบบสารสนเทศในการจัดการเพิ่มผลผลิต หรือผู้บริหาีรองค์กรตระหนักถึงความสำคัญถึงกลยุทธ์ของการบูรณาการฐานข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และทำการเผยแพร่สารสนเทศขององค์กรมากขึ้น
เพราะเทคโนโลยีเหล่านี้สามารถทำให้ผู้ประกอบการได้รับข้อมูลต่างๆได้รวดเร็ว ทันเหตุการณ์ ประกอบกับเทคโนโลยีที่มีความล้ำหน้าทุกเวลาและไม่ได้ถูกจำกัดการใช้งานเฉพาะงานเหมือนแต่ก่อน

ความแตกต่างระหว่างข้อมูลกับสารสนเทศ

ข้อมูล คือ เหตุการณืที่เกิดขึ้นจริงในการดำเนินธุรกิจขององค์กรในแต่ละวัน เช่น รายการการสั่งซื้อสินค้า ยอดขาย ชื่อที่อยู่ของลูกค้า เป็นต้น ข้อมูลนั้นอาจจะอยู่ในรูปของ ตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ หรือเสียงก็เป็นได้

สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านกระบวนการเก็บรวบรวมและเรียบเรียง เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ สารสนเทศที่ดี จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น และยังช่วยในการประมาณค่าใช้จ่ายในด้านต่างๆใกล้เคียงกับความเป็นจริงที่จะเกิดขึ้นได้มากที่สุด

ครั้งที่1 แนวคิดในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
(Human Resources Information System : HRIS)

             ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยทั่วไป เป็นกระบวนการที่รวบรวม จัดเก็บ บำรุงรักษาและนำมาปรับแก้ไขอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์ สามารถนำข้อมูลไปใช้งานด้านต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
            แต่จากการที่การบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคล มีการพัฒนาและปรับตัวให้ทันสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ภารกิจใหม่ที่นักบริหารด้านทรัพยากรบุคคล ควรให้ความสนใจยิ่งขึ้น เช่น การวิจัยและพัฒนาทางด้านการพัฒนาทรัพยากรบุคคล เป็นการหาแนวทางเพื่อเพิ่มผลผลิตให้กับองค์กร ซึ่งก็ถือว่ามีความสำคัญมากต่อการพัฒนาองค์กร อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคล สามารถนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจึงควรคำนึงถึงองค์ประกอบทางด้านบุคลากร (Human Resources), ด้านสารสนเทศ (Information Technology) และ ด้านการบริหาร (Management) มาประกอบกัน แล้วสร้างเป็น ระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (Human Resources Information System : HRIS)
            ข้อมูลบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็น และมีความสำคัญต่อการบริหารงานในองค์กร ดังนั้น ในแต่ละองค์กรจึงหันมาให้ความสำคัญกับข้อมูลสารสนเทศทางด้านทรัพยากรบุคคลมากขึ้น เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในด้านการบริหาร การวางแผนกำลังคน การพัฒนาและฝึกอบรม ฯลฯ องค์กรจึงหาทางเพื่อปรับปรุงระบบการจัดการแบบใหม่ เข้ามาใช้แทนระบบเดิม ซึ่งเต็มไปด้วยแฟ้มข้อมูล กระดาษ เอกสารต่างๆ มากมาย อีกทั้งยังเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้น เราจึงควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบงานก่อนปฏิบัติงานจริง เพราะระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ นอกจากมีประโยชน์มากในการบริหารงานแล้ว ยังมีโทษมหันต์หากมีผู้แอบนำสารสนเทศไปใช้ใน ทางไม่ถูกต้อง ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายตามมา ดังนั้น จึงจำเป็นต้องสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลขึ้น เพื่อผลิตฐานข้อมูลไว้คอยสนับสนุนแก่องค์กร และสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งคือ การพัฒนาคุณภาพ ของบุคลากรในองค์กร

         

            องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบริหารงานบุคคล

1. ระบบงานวางแผนกำลังคน (Man Power Planning) แสดงให้เห็นถึงความเคลื่อนไหวของอัตรากำลัง,
อัตราการเข้า - ออกของบุคลากร
2. ระบบงานทะเบียนประวัติ (Central Database) ช่วยในการเก็บข้อมูลด้านประวัติส่วนตัวของบุคลากร
ประวัติการทำงาน ฯลฯ ซึ่งระบบอื่นๆ สามารถดึงข้อมูลไปใช้ร่วมกันได้
3. ระบบการตรวจสอบเวลา (Time Attendance) ระบบจะดึงเวลาจากเครื่องรูดบัตร มาเปรียบเทียบกับ
ตารางเวลาทำงานปกติของพนักงาน แล้วรายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นออกมา เช่น การขาดงาน, การมาสาย, การ
ลา, หรือการทำงานล่วงเวลา เป็นต้น
4. ระบบงานด้านการคำนวณเงินเดือน (Payroll) ช่วยในการบริหารเงินเดือน ค่าตอบแทน และภาษี โดยที่
ระบบจะทำการคำนวณอัตโนมัติ
5. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation) ช่วยในการกำหนดมาตรฐานในการ
ประเมินผล ช่วยในการบันทึก คำนวณผลลัพธ์ และสรุปการประเมินผลของบุคลากร ในเรื่องการขึ้นเงินเดือนและการ
เลื่อนขั้นตำแหน่ง
6. ระบบงานพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร (Training and Development) เป็นระบบที่ช่วยในการวาง
แผนการพัฒนาบุคลากร
7. ระบบงานสวัสดิการต่างๆ (Welfare) ช่วยในการเก็บบันทึกและบริหารงานข้อมูล เกี่ยวกับการจัด
สวัสดิการต่างๆ เช่น ค่ารักษาพยาบาล, เงินกู้, การเบิกวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ เป็นต้น
8. ระบบการสรรหาบุคลากร (Recruitment) เป็นระบบที่บันทึกข้อมูลการสมัครงาน สามารถสร้าง
แบบฟอร์มการทดสอบ, แบบฟอร์มสำหรับการสัมภาษณ์งานได้ และเมื่อพนักงานผ่านการคัดเลือกแล้ว ก็สามารถโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบรวมได้โดยอัตโนมัติ
         
           การบริหารทรัพยากรบุคคล ได้เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นในองค์กร เพราะตระหนักถึงความจำเป็นในการคัดเลือกและการรักษาบุคลากรขององค์กร ที่มีความสำคัญอย่างมากต่อองค์กร เพื่อความได้เปรียบในเชิงแข่งขันกับคู่แข่งในธุรกิจเดียวกัน
          องค์กรแต่ละแห่งได้พยายามที่จะสร้างระบบ HRIS ของตนเองขึ้น โดยมุ่งเพื่อรองรับการทำงานประจำของ
องค์กร และเป็นระบบที่ไม่ยุ่งยากซับซ้อนมากนัก แต่การพัฒนาเองดังกล่าว ทำให้ขาดมาตรฐานในการพัฒนา ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อบุคลากรที่เป็นผู้พัฒนาระบบ พ้นสภาพออกไปจากการเป็นพนักงานขององค์กร ซึ่งบางครั้ง องค์กรจำเป็นต้องทิ้งระบบเดิม เพื่อทำการพัฒนาใหม่ ดังนั้นอีกทางเลือกหนึ่งขององค์กรก็คือ การหาโปรแกรมสำเร็จรูปจากภายนอก
          อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาถึงโปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป เปรียบเทียบกับแนวคิดของระบบ HRIS ที่ดีจะพบว่า ส่วนใหญ่แล้วยังเป็นระบบที่ยังไม่สมบูรณ์ มีเพียงบางโปรแกรมเท่านั้นที่มีระบบครบถ้วน ซึ่งแน่นอนว่า ย่อมมีราคาแพง โปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป มักจะเน้นระบบงานด้านทะเบียนประวัติของบุคลากรโดยรวม ระบบการตรวจสอบเวลาทำงาน และระบบการคำนวณเงินเดือนเท่านั้น ซึ่งเป็นระบบที่องค์กรโดยทั่วไปจำเป็นต้องใช้ แต่ระบบในด้านงานพัฒนาบุคลากร, ด้านการจัดสวัสดิการ, ด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน ฯลฯ ยังมีรายละเอียดไม่มากนัก โดยเฉพาะระบบที่มีราคาถูกๆ ผู้บริหารจึงขาดความชัดเจนของข้อมูลที่เพียงพอ ในการที่จะนำไปสรุปวิเคราะห์เพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลประกอบ ในการวางแผนเพื่อการบริหารและพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างแท้จริง
       
          ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูป
         
        - ความสามารถในการรองรับงานประจำของ HR
         โปรแกรมสำเร็จรูป ที่นำมาใช้เพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์นั้น โดยทั่วไปแล้ว จะมีระบบที่สนับสนุนงานประจำของ HR อยู่แล้ว ซึ่งจะแยกเป็นแต่ละโมดูล ให้องค์กรสามารถเลือกได้ตามความจำเป็นขององค์กร แต่สิ่งที่พึงพิจารณาก็คือ ความสามารถทำงานประสานกันระหว่างแต่ละโมดูล และสามารถลดเวลาของการทำงานแบบเดิมได้
       - ระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
โปรแกรมสำเร็จรูปโดยทั่วไป ที่มีราคาถูก จะไม่มีส่วนที่สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร (Executive
Information System) ดังนั้น การที่ผู้บริหารต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับ อัตรากำลังคน, อัตราการ Turn Over, ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร, แผนการพัฒนาบุคลากร, การกำหนด Career Path ฯลฯ แล้วระบบสามารถแสดงผลออกมาได้ในทันที
อาจจะอยู่ในรูปแบบของรายงาน หรือกราฟ ก็จะทำให้เกิดความสะดวกมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การที่มีระบบ Work Flow ก็ยิ่งทำให้กระบวนการสื่อสารภายในองค์กร มีความสะดวกมากยิ่งขึ้น
     - ด้านเทคนิคและการบริการ
โปรแกรมสำเร็จรูปที่ดี จะต้องช่วยลดเวลาในการทำงานแบบเดิมขององค์กรลงได้ ทั้งยังลดจำนวนเอกสารต่างๆ ลงได้ด้วยเช่นกัน ข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน ระบบควรจัดเตรียมไว้ให้ เช่น ทะเบียนจังหวัด, ทะเบียนการวุฒิการศึกษา, ตารางภาษี, ฯลฯ เพื่อผู้ใช้จะได้ไม่เสียเวลากรอก นอกจากนี้ ข้อมูลด้านตัวเลขก็ควรมีการคำนวณอัตโนมัติเช่น อายุ, อายุงาน โดยระบบควรจะต้องคำนวณให้จนถึง ณ เวลาปัจจุบัน
           นอกจากนี้ ควรที่จะมีโปรแกรมเสริมอื่นๆ เช่น โปรแกรมการสร้างผังองค์กร, โปรแกรมการพิมพ์บัตรพนักงาน,โปรแกรมการออกหนังสือเวียน หรือเอกสารรับรองต่างๆ และต้องมีความยืดหยุ่นต่อเงื่อนไขและนโยบายขององค์กรเช่น เงื่อนไขในการจ่ายค่าตอบแทน, เงื่อนไขในการจ่ายสวัสดิการ ซึ่งในส่วนนี้ โปรแกรมที่ดีจะใช้วิธีการเปิดให้ผู้ใช้กำหนดเงื่อนไขเองได้ ในลักษณะของการเขียนสูตร โดยบริษัทผู้พัฒนาระบบจะต้องมีทีมงานที่คอยให้คำปรึกษาเมื่อจำเป็น
           ประการที่สำคัญที่สุดคือ เรื่องของระบบความปลอดภัยในการเข้าถึงฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นความลับขององค์กรระบบควรมีการป้องกันข้อมูลโดยการเข้ารหัส และกำหนดระดับการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ เพื่อป้องกันผู้ไม่ประสงค์ดีแอบเข้าไปใช้ข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการสำรองข้อมูลในกรณีเมื่อเกิดความเสียหายกับระบบ
         - ด้าน HR Information Center
          สิ่งหนึ่งที่ระบบ HRIS ควรจะมีเพิ่มเติม โดยเฉพาะในองค์กรที่มีระบบเครือข่ายภายใน (Network) เพื่อใช้เป็นช่องทางในการสื่อสาร และให้ข้อมูลกับบุคลากรภายในองค์กร เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรกับบุคลากรในองค์กร โดยที่บุคลากรสามารถรับทราบถึงข้อมูลต่างๆ ที่ควรรู้ได้ตลอดเวลา ในลักษณะของการบริการตนเอง หรือ Employee Service Center (ESC) เช่น
1. ระเบียบและข้อบังคับในการปฏิบัติงาน
2. ข่าวสารใหม่ๆ ที่เกี่ยวข้อง ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
3. ปฏิทินกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร
4. ตารางวันหยุด - วันทำงานขององค์กร
5. ขั้นตอนการปฏิบัติในองค์กร เช่น การลาประเภทต่างๆ, ระเบียบเกี่ยวกับการใช้สวัสดิการ, ฯลฯ เป็นต้น
6. 6. ความรู้เกี่ยวกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง, การติดต่อกับหน่วยงานราชการ, ความรู้ด้านภาษีเงินได้, สิทธิ
เกี่ยวกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน, ฯลฯ เป็นต้น
           
           สรุป
           
          ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่ง ที่ผู้บริหารควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเลือกระบบ HRIS คือต้องแน่ใจว่าระบบดังกล่าว สามารถรองรับการทำงานที่องค์กรต้องการได้ เพราะเวลาที่มีการนำเสนอ ผู้พัฒนาระบบมักจะบอกว่า ระบบของตนทำอย่างนั้นได้ ทำอย่างนี้ได้ แต่มักจะไม่บอกว่า "ทำอย่างไร?" เมื่อติดตั้งระบบแล้ว ผู้ใข้จึงจะพบปัญหา ซึ่งก็อาจจะแก้ไขอะไรไม่ได้แล้ว
          จะเห็นได้ว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนั้น เป็นการนำระบบสารสนเทศมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรและกับบุคลากรขององค์กร เพระเราถือว่า ทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งที่มีคุณค่า ที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวหน้า อย่างไรก็ตาม ถึงแม้องค์กรจะมีระบบที่ดีเพียงใดก็ตาม แต่ถ้าบุคลากรภายในองค์กรไม่มีคุณภาพ และการขาดการสนับสนุนจากฝ่ายบริหารแล้ว ระบบที่ดี ก็ไม่สามารถนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้